Een bedrijf had jaren geleden een applicatie aangeschaft voor het archiveren van documenten. Het opnemen van documenten in die applicatie was een bewerkelijk, gebruiksonvriendelijk proces. Onderzoek liet zien dat veel documenten in die applicatie verkeerd waren gecategoriseerd en dat men ook vaak het invullen van de “document tags” bij gebrek aan tijd achterwege liet. Daarnaast was het ook zo dat bijvoorbeeld facturen en aanmaningen die via email werden verzonden niet in de applicatie werden opgenomen. Kortom: de te archiveren documenten lagen verspreid over diverse “locaties” (databases, directories op netwerkschijven enzovoorts).
QuintICT exporteerde alle documenten (zo’n 200.000) uit de archiveringsapplicatie naar netwerkdirectories en bouwde in MS/Access de DOCS applicatie.
DOCS bouwt voor ingegeven directories een recursieve bestandslijst op en vult tijdens die opbouw de document tags zo goed mogelijk. Daarbij worden zo nodig ook gegevens van andere applicaties geraadpleegd. Bijvoorbeeld via views op een BaanIV/ERP-LN database, andere databases waarin relevante gegevens verzameld zijn, Excel files, enzovoorts.
In DOCS kan de categorisering van documenten worden aangepast en kunnen de tijdens de opbouw van de bestandslijst ingestelde document tags eenvoudig worden gewijzigd. DOCS bevat een heel gebruiksvriendelijk formulier waarbinnen over alle ingegeven directories heen naar documenten kan worden gezocht. En als je je document gevonden hebt en clickt op de bestandsnaam dan toont DOCS je het document.
QuitICT. Making it easy …